介護の契約書・重要事項説明書の保管期間は？｜国の2年と自治体の5年

介護の契約書と重要事項説明書の保管期間は、国の基準（指定居宅サービス等の運営基準・平成11年厚生省令第37号）の条文（訪問介護と通所介護で確認）には書かれていません。同じ条文が「完結の日から2年間」の保存を定めているのは、サービス計画、提供したサービスの内容の記録、苦情や事故の記録などで、契約書と重要事項説明書はその一覧に入っていません。自治体は、条例で記録の保存を5年とするなど、国より長く定めていることがあります。 この記事では、条文と、京都府・横浜市・川崎市・大阪市の原文で確認できた範囲に絞って整理します。

契約書・重要事項説明書の保管期間は、国の基準でどう決まっていますか？

訪問介護と通所介護を例に、運営基準の「記録の整備」の条文で確認できたことを並べます。

2年の保存が定められているのは、第2項に並んだ記録です。契約書と重要事項説明書は、この一覧にも、第8条にも出てきません。 川崎市が公開している「記録の整備・保存」（PDF）も、訪問介護と特別養護老人ホーム（指定介護老人福祉施設）の記録を一覧にしていますが、どちらにも契約書は挙がっていません。 第1項の「従業者、設備、備品及び会計に関する諸記録」の例として川崎市が挙げているのは、従業者の資格証の写し、雇用契約書、出勤簿・タイムカード、介護給付費請求書、加算・減算の根拠書類で、利用契約書は入っていません。

保存期間の決まりが条文にないことと、運営指導で提示を求められることは、別の話です。 運営指導で契約まわりとして確認される文書は、運営指導の確認項目の記事で整理しています。

保存期間の「完結の日」とは、いつのことですか？

2年や5年を数え始める日は、条文では「その完結の日」です。横浜市の「運営の手引き 居宅介護支援」（令和8年7月版）は、記録の整備の項で次のように書いています。

数え始めは、自治体によって違います。大阪市は、居宅介護支援等の条例の独自基準として、「サービスを提供した日から5年間」の保存を義務付けています（国の省令は、完結の日から2年間）。 川崎市は、記録の種類ごとに始期を示しています。計画は計画期間の最終月の翌々々月の1日、サービスの内容等の記録はサービスを提供した月の翌々々月の1日、それ以外は記録を作成した月の翌月の1日です。

保存期間は、自治体によって違いますか？

違います。国の省令で定められていた指定基準は、法改正により、指定権者（事業所を指定する自治体）が独自に条例で定めることとされました（大阪市の説明）。 記録の保存の定めを、確認できた4つの自治体で比べます。京都府と横浜市は訪問介護の条例の条文、川崎市と大阪市は自治体が公開している説明です。

同じ「記録」でも、年数も数え始めも、自治体と記録の種類で変わります。 確認できた4つの自治体の定めが、他の自治体にそのまま当てはまるとは限りません。事業所を指定した自治体の条例と、その自治体の手引きに従います。

契約書・重要事項説明書に、記録の保存期間を書いている場合の注意は？

運営規程や契約書、重要事項説明書の中に、記録の保存期間を書いている事業所もあります。 川崎市は、「事業所の運営規程や契約書・重要事項説明書において、記録の保存期間を5年未満としている場合は、速やかに、記録の保存期間を5年又はそれ以上に改めてください」と書いています。 運営規程の変更が記録の保存期間のみであれば、市への届出は不要としています。

条例の年数が改まると、書類に書いた年数との差が出ることがあります。 年数を書いている書類は、条例の年数と合っているかを見直す対象に入れておきます。

契約書・重要事項説明書は、電子で保存してもよいですか？

省令第217条第1項は、書面で行うことが規定されている、または想定されるもの（作成、保存その他これらに類するもの）は、書面に代えて、その書面に係る電磁的記録により行うことができる、と定めています。 被保険者証の確認（第11条第1項）などは、この規定の対象から除かれています。 川崎市の「記録の整備・保存」も、「記録の保存にあたっては、電子文書による保存も可能です」と書いています。

契約書や重要事項説明書を電子で交付し、同意を得る場合の承諾の扱いは、第8条第2項から第6項と、第217条第2項に書かれています。 詳しくは重要事項説明書の電子交付の記事で整理しています。

契約書・重要事項説明書の保管について、事業所で点検することは？

条文と自治体の原文から読み取れる点検を、5つにまとめます。

1. 1事業所を指定した自治体の条例で、年数と数え始めを確認する。国の省令は完結の日から2年間ですが、5年とする自治体も、サービスを提供した日から数える自治体もあります。
2. 2運営規程・重要事項説明書・契約書に保存期間を書いている場合は、条例の年数と合っているか見る。川崎市は、5年未満の記載を5年以上に改めるよう求めています。
3. 3利用者ごとに、契約が終わった日が分かるようにしておく。「完結の日」は契約終了により一連のサービス提供が終了した日とする手引きがあります。数え始めの日付が記録から追えるようにします。
4. 4電子で保存する文書は、利用者名や締結日で探して開けるか確かめる。運営指導では、電子で管理している文書は画面上で確認するものとされています（運営指導の記事で整理しています）。
5. 5条文に年数がない契約書・重要事項説明書の扱いは、指定した自治体に確認して決める。川崎市は、損害賠償請求権など他の法令も踏まえて、各事業所で記録を管理するよう書いています。

トリカワスでは、契約書・重要事項説明書の控えをどう扱いますか？

トリカワスは、契約書・重要事項説明書・同意書を、PDF や Word のまま登録して使う電子サインのサービスです。 事業所の控えは PDF で保管され、利用者名や締結日で探して開き、印刷できます。 保存の年数は、事業所を指定した自治体の条例によります。この記事は、条文と4つの自治体の原文で確認できた範囲です。 月額は建物1棟あたり4,980円（税込）です。30日間無料。クレジットカードの登録は不要です。